Pengadaan barang dan jasa untuk perusahaan memang bertujuan untuk mendapatkan apa saja yang dibutuhkan dengan biaya seminimal mungkin untuk memperbesar keuntungan. Namun, proses yang harus dilalui untuk mencapai tujuan tersebut tidak sesederhana itu. Pasalnya, perusahaan harus mengecek banyak vendor dan supplier untuk mencapai tujuan tersebut. Hal ini dilakukan untuk menemukan vendor dan supplier dengan riwayat yang bersih (tidak pernah melakukan kecurangan) serta mampu menawarkan harga yang rendah bagi barang serta jasa yang dibutuhkan perusahaan. Karena itulah perusahaan akan melakukan perbandingan antara vendor atau supplier yang satu dengan lainnya demi mendapatkan barang dengan harga yang sesuai. Oleh karena itulah diperlukan tata kelola dalam e procurement management system.
Tampak Sepele Tetapi Tidak Boleh Diabaikan
Tata kelola yang baik sangat diperlukan agar proses pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan lancar dan hasilnya sesuai dengan harapan. Caranya adalah dengan meningkatkan kualitas SDM atau sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan, misalnya dengan memberikan pelatihan bagi karyawan. Dengan begitu, karyawan yang bertugas dalam proses pengadaan barang dan jasa dapat melakukan tugasnya dengan baik. Selain tata kelola dalam e procurement management system, infrastruktur dan kebijakan perusahaan juga tak kalah penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Pasalnya, e-procurement mengandalkan teknologi dalam pelaksanaannya. Oleh karena itulah kelancaran dan keberhasilan proses pengadaan sangat tergantung dari teknologi. Hal ini jelas sangat dipengaruhi oleh infrastruktur atau prasarana perusahaan. Artinya, perusahaan harus memiliki infrastruktur yang mumpuni untuk dapat melakukan aktivitas pengadaan barang dan jasa dengan e-procurement. Dibutuhkan hardware atau perangkat keras yang mumpuni untuk mendukung software sehingga dapat bekerja dengan baik dan lancar.
Selain itu, dibutuhkan pula software yang sesuai dalam e procurement management system. Pasalnya, software inilah yang nantinya akan digunakan dalam proses pengadaan. Software pula-lah yang nantinya akan dioperasikan oleh SDM di perusahaan. Oleh karena itulah perusahaan perlu memilih software yang sesuai, misalnya mudah digunakan dengan fitur-fitur yang lengkap.
